S_DOK+

Służy do zakładania spraw, kontroli ich przebiegu od momentu zgłoszenia i zarejestrowania do zakończenia i zamknięcia. Pozwala na rejestrację i ewidencję wszelkiego rodzaju dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych; historię obiegu dokumentów w jednostce oraz przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń mieszkańców przekazanych przez internet (S_NET+).

MOŻLIWOŚCI

• zakładanie i rejestracja spraw do załatwienia
  • każda sprawa może zawierać dowolną ilość dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych w formie pliku (np. skanu) lub tekstu,
  • każda sprawa składa się z listy czynności zawierającą listę działań,
  • sprawy są delegowane do pracowników, kierowników działów lub innych osób z prośbą o odpowiedź lub tylko do wiadomości,
  • delegacje mogą odbywać się automatycznie;
• modyfikacja założonych spraw;
• delegowanie (przekazywanie sprawy do wiadomości lub odpowiedzi) założonych spraw do innych pracowników;
• przeglądanie wykonanych delegacji, możliwość dalszej delegacji, przejścia do sprawy oraz kontroli czy dany pracownik zapoznał się z przekazaną sprawą;
• przeglądanie otrzymanych delegacji wraz z opisem, możliwość dalszej delegacji, przejścia do sprawy, odpowiedzenia na prośbę (jeżeli delegacja była wysłana z opcją Proszę o odpowiedź), możliwość zamknięcia sprawy dla własnego działu – każdy dział powiem zamknąć sprawę ze swojej strony;
• przeglądanie i wydruk listy dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych dla wszystkich spraw;
• przechowywanie treści dokumentów w formie dowolnych plików (np: jpg, pdf, doc);
• skanowanie dokumentów do PDF i umieszczanie ich jako załączniki;
• rejestrowanie faktur w oddzielnym rejestrze numeracyjnym;
• podgląd historii obiegu dokumentów i dokonywanych czynności (zmian);
• filtrowanie dokumentów według zadanych cech;
• generowanie wydruków:
  • listy wszystkich dokumentów
  • listy dokumentów przychodzących
  • listy dokumentów wychodzących
  • listy dokumentów wewnętrznych
  • raporty dokumentu wraz z ewidencją obiegu
• definiowanie własnych słowników:
• typów dokumentów (np: pismo, faktura, e-mail, wyciąg bankowy),
• typów kontrahentów (np: bank, lokator, Urząd Skarbowy),
• rodzajów wysyłki (np: list polecony, e-mail, faks, doręczenie przez dozorcę),
• rodzajów umów,
• tytułów spraw,
• tematów spraw w S_NET+;
• rejestrowanie zgłoszeń mieszkańców przekazanych przez internet (wymagany S_NET+), zapisania ich jako spraw i nadania im numeru, który zwrotnie otrzymuje zgłaszający; automatyczne delegowanie wg schematów zależnie od typu zgłoszenia;
• podgląd danych z modułu S_CZYN (dane lokalu, karta kontowa, wymiar czynszu) z możliwością założenia nowej sprawy dla wybranego mieszkańca – Biuro Obsługi Mieszkańca.
• definiowanie stanowisk i przypisywanie do nich pracowników,
• łatwe definiowanie zastępstw dla pracowników na urlopach, zwolnieniach.

KORZYŚCI

• zdalny dostęp do dokumentów;
• automatyzacja i kontrola procesu przetwarzania dokumentów;
• elektroniczne archiwum;
• definiowanie zadań do wykonania i ich rozliczanie;
• integracja dokumentów w ramach systemu firmy S.bit;
• automatyzacja obsługi awarii i innych spraw zgłaszanych przez mieszkańców.